Hace más de 2.200 años, Pericles dijo: “El que sabe pensar, pero no sabe
expresar lo que piensa, está al mismo nivel que el que no sabe pensar”. A pesar
de los milenios transcurridos, este pensamiento tiene la misma vigencia hoy en
día, que en el momento que fue escrito. Todos comunicamos y por supuesto, las
empresas también.
Son muchos los formatos y canales que las compañías pueden utilizan para
comunicar y de este modo, difundir su identidad corporativa. Pero quizá, de
todos los métodos al alcance de las empresas, el que puede causar la mejor o la
peor de las sensaciones en la audiencia es la comunicación que se hace a través
de los portavoces. Y el motivo por el cual la comunicación a través de los
portavoces puede ser muy exitosa o un fracaso es que el mensaje que se
transmite está soportado por una persona, el portavoz, con todas sus virtudes o
carencias personales para comunicar.
¿Qué aspectos personales debe cuidar el portavoz para
saber llegar a su público objetivo?
El lenguaje - Lo que decimos
Puede resultarnos obvio pero no lo es tanto, ya que es también saber elegir
las palabras adecuadas en cada momento. Por ejemplo: aunque signifique lo mismo,
no transmitimos la misma sensación en nuestro público objetivo si decimos
“crecimiento económico negativo”, en vez de una “caída económica”.
El Paralenguaje - Cómo lo decimos:
Dominar el arte del control apropiado en cada momento del volumen de la voz, la entonación,
el ritmo y las pausas a la hora de hablar, nos ayudará a resaltar aquellas partes del discurso
que consideremos más importantes, darle un toque irónico, resultar amables y un
sinfín más de sensaciones que podemos transmitir queriendo o sin darnos cuenta.
La kinésica - Los gestos y movimientos que acompañan
el discurso:
Al igual que el Paralenguaje, los movimientos gesticulares o corporales realizados
a la hora de hablar nos ayudan a resaltar miles de matices e incluso, pueden llegar
a contradecir aquello que estamos diciendo, de forma consciente o inconsciente.
La imagen
Nuestro aspecto personal es nuestra primera tarjeta de presentación. Nuestra
audiencia se puede hacer una imagen de nosotros nada más vernos, incluso antes
de haber pronunciado una sola palabra.
¿Cómo debe actuar el portavoz ante las preguntas?
En el caso que el portavoz tenga que enfrentarse a preguntas de periodistas
o asistentes a una ponencia, otro aspecto que pueden hacer más o menos
creíble a un portavoz es que este conozca en profundidad el tema que va a
tratar. Además, deberá tener también, conocimientos sobre otros temas que pueden ser
susceptibles de ser preguntados como:
- Institucionales: Aspectos generales de la empresa como su evolución, objetivos, etc.
- Productos/Servicios: Conocer los productos/servicios de la empresa.
- Financiero: Facturación, previsiones de ventas, etc.
También debemos tener en cuenta que nunca se debe dejar una pregunta sin respuesta.
Este tipo de preguntas difíciles de contestar se puede dar por desconocimiento
de la respuesta o por incomodidad ante la misma. De darse uno de estos casos,
la mejor manera de actuar será:
Por desconocimiento:
Ser
natural e informar que en ese momento no se tiene el dato necesario para la
respuesta y que posteriormente se les hará llegar.
Por incómoda:
Si hay
una respuesta preparada para alguna pregunta incómoda en concreto, utilizarla.
De no ser así, informar que se transmitirá la pregunta al Departamento de Comunicación
quienes serán los que remitan la respuesta.
Por
último, recordar que para que un portavoz dé un discurso creíble, el primero
que deberá creérselo es él o ella misma. Porque si no hemos sido capaces de
convencernos a nosotros mismos, ¿cómo vamos a convencer a los demás?
¿Y
vosotros, qué aspectos creéis son importantes para que un portavoz consiga
llegar a su público objetivo?
Imagen cedida por US Army Africa
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